Kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc đóng vai trò rất quan trọng

6 bước giải quyết vấn đề trong công việc

1. Xác định và xác định vấn đề

Bước đầu tiên trong quá trình giải quyết vấn đề là phải tìm ra gốc rễ của vấn đề. Bạn cần xác định rõ vấn đề là gì, khi nào, ở đâu, do ai và tại sao nó xảy ra. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ câu hỏi 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How), biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ Pareto để phân tích vấn đề.

2. Đưa ra các giải pháp khả thi.

Trong bước này, bạn phải tìm ra các giải pháp có thể giải quyết vấn đề. [1] Bạn có thể sử dụng các công cụ như Brainstorming, phương pháp Six Thinking Hats, phương pháp SCAMPER để tìm ra các giải pháp cho vấn đề của mình.

3. Đánh giá các lựa chọn

Ở bước này, bạn cần đánh giá các giải pháp đã đưa ra dựa trên các tiêu chí như hiệu quả, chi phí, thời gian, nguồn lực, rủi ro... Bạn cũng cần xem xét các ưu và nhược điểm của mỗi giải pháp. Bạn có thể sử dụng các công cụ như ma trận quyết định (Decision Matrix), ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), ma trận TOWS (Threats, Opportunities, Weaknesses, Strengths) để đánh giá các giải pháp mà mình lựa chọn.

Có nhiều phương pháp để giải quyết các vấn đề trong công việc

4. Chọn giải pháp tốt nhất

Dựa trên đánh giá ở trên, bạn cần chọn ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề của mình. Giải pháp mà bạn chọn phải phù hợp với mục tiêu, khả năng và điều kiện của bạn. Ngoài ra, bạn cũng nên lắng nghe ý kiến của những người liên quan để đảm bảo sự đồng thuận từ nhiều phía.

5. Thực hiện giải pháp

Bạn cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện giải pháp đã chọn. Bạn cần xác định các công việc cần làm, người thực hiện, thời gian, nguồn lực và phương thức theo dõi. Bạn cũng cần giao nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên trong nhóm và giải thích lý do và mục tiêu của giải pháp. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt (Gantt Chart), biểu đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique), biểu đồ CPM (Critical Path Method) để lập kế hoạch thực hiện giải pháp.

6. Đánh giá kết quả

Cuối cùng, bạn cần theo dõi và đánh giá kết quả của việc thực hiện giải pháp. Bạn cần kiểm tra xem giải pháp có đạt được mục tiêu mong muốn hay không, có gặp phải những khó khăn hay rủi ro gì hay không, có cần điều chỉnh hay cải tiến gì hay không. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ kiểm soát (Control Chart), biểu đồ Run (Run Chart), biểu đồ biến thiên (Scatter Diagram) để theo dõi và đánh giá kết quả.

Theo dõi và đánh giá kết quả sau khi thực hiện giải pháp

Kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc cần có

Để có thể áp dụng 6 bước giải quyết vấn đề trong công việc một cách hiệu quả, bạn cần có những kỹ năng sau:

1. Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích là kỹ năng tìm ra nguyên nhân và hậu quả của một vấn đề, xác định các yếu tố liên quan và tách biệt các thông tin quan trọng và không quan trọng. Kỹ năng này giúp bạn hiểu rõ vấn đề và tìm ra các giải pháp khả thi.

2. Kỹ năng Sáng tạo

Kỹ năng sáng tạo là kỹ năng tạo ra các ý tưởng mới, độc đáo và hợp lý để giải quyết vấn đề. Kỹ năng này giúp bạn không bị hạn chế bởi những suy nghĩ thông thường mà có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.

3. Kỹ năng phán đoán

Kỹ năng phán đoán là kỹ năng lựa chọn giải pháp tốt nhất dựa trên các tiêu chí và đánh giá khách quan. Kỹ năng này giúp bạn tránh những sai lầm và rủi ro khi giải quyết vấn đề.

Cần ứng dụng nhiều kỹ năng trong giải quyết vấn đề công việc

4. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng truyền đạt và lắng nghe thông tin liên quan đến vấn đề một cách rõ ràng, chính xác và thuyết phục. Kỹ năng này giúp bạn thu thập được những thông tin cần thiết, xin ý kiến của những người có liên quan và giải thích giải pháp cho những người chịu ảnh hưởng.

5. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức là kỹ năng lập kế hoạch, phân công và theo dõi việc thực hiện giải pháp. Kỹ năng này giúp bạn đảm bảo việc giải quyết vấn đề được diễn ra một cách có trật tự, hiệu quả và kịp thời.

6. Kỹ năng làm việc theo nhóm

Kỹ năng làm việc theo nhóm là kỹ năng hợp tác, hỗ trợ và tôn trọng những người cùng tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề. Kỹ năng này giúp bạn tận dụng được sức mạnh của nhóm, tạo ra sự đồng thuận và cam kết.

7. Kỹ năng đánh giá

Kỹ năng đánh giá là kỹ năng kiểm tra và đo lường kết quả của việc giải quyết vấn đề. Kỹ năng này giúp bạn kiểm tra xem giải pháp có hiệu quả hay không, có cần điều chỉnh hay cải tiến gì hay không, có rút ra được bài học gì hay không.

Hy vọng với những chia sẻ trên của AIA, bạn đọc có thể rèn luyện và cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc của mình. Chúc bạn luôn thành công trong công việc và cuộc sống!

Nguồn tham khảo:

1. Kepner-tregoe, What is problem solving and why is it important

2. Katrina Kirsch, 7 Problem Solving Skills Marketing Managers Need & How to Improve Them, Hubspot