Người sở hữu cách làm việc hiệu quả thường ít căng thẳng hơn và mắc ít lỗi hơn

Chắc chắn, khi mọi người làm việc vui vẻ và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích như:

• Gia tăng hiệu suất sản xuất

• Nhân viên làm việc chăm chỉ và mang lại kết quả tốt hơn

• Ít lãng phí tài nguyên

• Sản phẩm được bàn giao đúng hạn

• Khách hàng được phục vụ tốt và hài lòng hơn

12 cách làm việc hiệu quả mỗi ngày

Hiện nay, mỗi người trong chúng ta thường dễ bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố (như mạng xã hội, sắp xếp công việc chưa hợp lý,…) khiến mất tập trung và giảm hiệu quả khi làm việc. Sau đây là 12 cách tăng năng suất hiệu quả mỗi ngày được nhiều người áp dụng thành công:

Viết ra mục tiêu hàng ngày của bạn

Không phải lúc nào cũng dễ dàng theo dõi mọi thứ bạn cần làm, vì vậy hãy bắt đầu mỗi sáng bằng cách viết ra các mục tiêu trong ngày. McIntire cho biết, khi bạn mất tập trung hoặc “đi quá xa” khỏi mục tiêu, bạn có thể sử dụng danh sách này để giúp bạn đi đúng hướng. Bạn có thể viết mục tiêu hàng ngày ra giấy nhớ hoặc thứ gì đó có thể nhìn thấy từ bàn làm việc của bạn. Sau đó, khi bạn cần lời nhắc về những gì nên làm, hãy nhìn lại danh sách này.

Chia nhỏ nhiệm vụ lớn

Khi đối mặt với một dự án lớn, nhiều người cảm thấy choáng ngợp. Bạn có thể loại bỏ cảm giác này bằng cách chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn.

Chia nhỏ nhiệm vụ lớn phù hợp với từng cá nhân giúp công việc thuận lợi hơn

Ví dụ: nếu có một báo cáo hàng quý dài 20 trang cần viết vào thứ Sáu, hãy chia báo cáo thành các phần nhỏ hơn và giải quyết từng phần một trong ngày. Đột nhiên, dự án to lớn đã trở nên dễ dàng quản lý.

Bên cạnh việc tạo một danh sách các nhiệm vụ nhỏ hơn góp phần hoàn thành nhiệm vụ lớn, bạn cũng nên đánh dấu lại từng việc đã được thực hiện. Nhìn thấy từng việc nhỏ đã được hoàn thành, bạn sẽ có động lực thực hiện tiếp những việc còn lại.

Ưu tiên thực hiện nhiệm vụ quan trọng trước

Bạn nên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên. Vì vậy, hãy nghĩ về mọi việc bạn phải làm và xem mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ như thế nào. Kathleen Kobel, huấn luyện viên kinh doanh và người sáng lập Smart Business Mom đã cho lời khuyên rằng: “Nếu có thể, hãy đặt các hạng mục có mức độ ưu tiên thấp xuống dưới danh sách và lên kế hoạch hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Sử dụng bảng Kanban

Khi bạn muốn nâng cao năng suất cao hơn trong công việc nhóm của mình, hãy kiểm tra thông qua tính hữu ích của bảng kanban. [1] Bảng này được Taiichi Ohno phát triển lần đầu tiên cho Toyota vào những năm 1940, Kanban hoạt động giống như một hệ thống quản lý dự án. Nó chia các nhiệm vụ lớn thành các cột, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành.

Sử dụng bảng Kanban giúp kiểm soát năng suất công việc tốt hơn

Những nhiệm vụ ở cột ngoài cùng bên trái nên được thực hiện trước, trong khi những nhiệm vụ ở cột ngoài cùng bên phải là giai đoạn cuối cùng. Nhiều ứng dụng quản lý dự án sử dụng cùng một công thức này vì nó giúp chia nhỏ các nhiệm vụ lớn và giúp mọi người sắp xếp công việc ngăn nắp hơn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ của nhóm trong các dự án lớn, hãy thử sử dụng bảng Kanban để tìm ra những gì bạn cần làm hôm nay và trong những tuần tới.

Tránh làm việc đa nhiệm (multi-task)

Bạn có thể đã nghe nói rằng nếu muốn làm được nhiều việc, bạn cần phải đa nhiệm. Mặc dù điều đó nghe có vẻ tốt về mặt lý thuyết, nhưng thực tế để đạt hiệu quả công việc thật ra bạn nên tránh làm nhiều việc cùng một lúc.

Để đạt hiệu quả công việc thật ra bạn nên tránh làm nhiều việc cùng một lúc

Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, đa nhiệm không dẫn đến năng suất cao hơn. Trong thực tế, điều ngược lại xảy ra. Tổ chức trích dẫn nhiều nghiên cứu được thực hiện trong nhiều thập kỷ, cho thấy rằng khi mọi người thường xuyên chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, họ sẽ hoàn thành lượng công việc ít hơn so với những người chỉ tập trung vào một nhiệm vụ trong 1 thời điểm. Nếu mục tiêu là cải thiện năng suất của nhân viên, bạn không nên sắp xếp 1 người làm nhiều việc một lúc. [2]

Loại bỏ phiền nhiễu

Bạn có thể có những kế hoạch tốt nhất, nhưng phiền nhiễu, phát sinh không mong muốn vẫn sẽ xuất hiện. Cố gắng loại bỏ càng nhiều phiền nhiễu tiềm ẩn càng tốt cho nhóm của bạn.

Khi nhân viên của bạn đang thực hiện một nhiệm vụ, hãy khuyến khích họ không nhìn vào email và cất điện thoại thông minh đi. Những tin nhắn văn bản đó có thể đợi cho đến khi bạn đã thực hiện xong công việc. Nhiều người luôn tự nhủ rằng, những tin nhắn, cuộc gọi đến có thể là những việc khẩn cấp cần phản hồi ngay. Tuy nhiên, đây là những trường hợp hiếm gặp nhất. Khi loại bỏ được những điều phiền nhiễu này, công việc trước mắt sẽ giành được sự tập trung và chất lượng cao hơn.

Xác định thời gian làm việc hiệu quả nhất

Mỗi người có thời điểm làm việc hiệu quả nhất khác nhau. Điều quan trọng là xác định những giờ nào trong ngày bạn cảm thấy tỉnh táo và chú ý nhất, sau đó dành những giờ đó cho những nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc từ xa và có thể xác định lịch trình của mình.

Nếu bạn không thể tạo lịch trình vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình; hãy cân nhắc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong lịch trình hiện tại, dựa trên thời gian bạn cảm thấy tỉnh táo nhất trong ngày làm việc. Khoảng thời gian bạn đạt năng suất làm việc tốt nhất là từ 90 đến 120 phút.

Thoát khỏi mạng xã hội

Thay vì lướt mạng xã hội và xao nhãng công việc, bạn hãy thử tắt thông báo và chỉ lướt vào khoảng thời gian đã đặt. Bởi vì những thông báo từ mạng xã hội xuất hiện trên điện thoại hoặc máy tính có thể làm bạn mất tập trung. Theo Alex Moore, Giám đốc điều hành của giải pháp năng suất email Boomerang, phải mất 64 giây để một người hồi phục sau khi bị gián đoạn bởi một thông báo qua email.

Nghe nhạc

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả làm việc, hãy thử nghe một vài bản nhạc. Mặc dù điều này nghe có vẻ giống như mời gọi sự phân tâm vào không gian làm việc, nhưng âm nhạc thực sự có thể giúp mọi người làm việc chăm chỉ hơn và hoàn thành nhiều việc hơn.

Thử nghe một vài bản nhạc cũng là một cách giúp nâng cao hiệu quả làm việc của mình

Một cuộc khảo sát do Robert Half thực hiện cho thấy 71% nhân viên văn phòng nói rằng nghe nhạc giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong ngày và chỉ 6% nói rằng nó khiến họ làm việc kém hiệu quả hơn. Playlist nhạc tùy thuộc vào sở thích cá nhân, nhưng hãy đảm bảo chọn những giai điệu giúp bạn tập trung và thư giãn. Ngoài ra, luôn đeo tai nghe và nút bịt tai để người khác không thể nghe thấy những gì bạn nghe. Điều đó đảm bảo họ không bị phân tâm bởi sự lựa chọn âm nhạc của bạn. [3]

Nghỉ giải lao ngắn

Để đạt hiệu quả cao nhất có thể, một số người lựa chọn cố gắng vượt qua và làm việc không ngừng nghỉ trong suốt cả ngày. Và khi họ kết thúc một ngày bận rộn như vậy, dường như cả sức khỏe và tinh thần đều rơi vào tình trạng cạn kiệt.

Để hoàn thành công việc và duy trì năng lượng, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn có những khoảng nghỉ giải lao ngắn trong ngày. Điều này giúp làm mới và tái tạo năng lượng để họ có thể tiếp tục đưa vào công việc tốt nhất.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngay cả một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn cũng có thể giúp mọi người tập trung và tiếp tục làm việc chăm chỉ với nhiệm vụ hiện tại tốt hơn. Bắt đầu bằng cách cho các thành viên trong nhóm nghỉ năm phút mỗi giờ và xem hiệu quả ngày làm việc được cải thiện như thế nào nhé! [4]

Học cách nói KHÔNG

Nhiều người theo phản xạ nói “có” với bất kỳ nhiệm vụ nào xuất hiện trên bàn làm việc hoặc trong hộp thư đến của họ. Điều này dẫn đến bạn có một khối lượng “việc cần làm” khổng lồ có thể làm giảm năng suất của bạn. Đôi khi, bạn chỉ cần nói “không”. Nói “không” có thể là một thách thức, đặc biệt đối với những người mong muốn làm hài lòng và giúp đỡ tất cả mọi người. Tuy nhiên, không có gì sai khi từ chối một nhiệm vụ khi bạn đã có quá nhiều việc phải làm. Miễn là bạn thể hiện năng suất với các dự án khác và giải thích rõ ràng lý do tại sao họ từ chối nhiệm vụ đó, mọi người sẽ hiểu.

Thực hành quy tắc 80/20

Được phát triển lần đầu tiên vào đầu những năm 1900 bởi Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế người Ý, Quy tắc 80/20 (hay Nguyên tắc Pareto) phát biểu rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Nói cách khác, 20% công việc dẫn đến 80% kết quả. 20% bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhất. Người lao động muốn tăng hiệu quả công việc nên tập trung vào 20% nhiệm vụ đóng vai trò quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Làm như vậy giúp cắt giảm các bước không cần thiết và có thêm thời gian để mang lại kết quả xuất sắc. [5]

Trên đây là một số cách làm việc hiệu quả được AIA tổng hợp. Hy vọng sau bài viết bạn có thể nắm thêm kiến thức và có được những thành tựu lớn hơn trong công việc.

_{Tài liệu tham khảo:}

_{[1] HANNAH L. MILLER, Use a Kanban Board to Maximize Your Team’s Productivity, Leaders Jun 3, 2022}

_{[2] American Psychological Association, Multitasking: Switching costs , March 20, 2006}

_{[3] Robert Half, Listening to Music at Work: Does It Make You Productive?, Robert Half Talent Solutions, September 17, 2018}

_{[4] University of Illinois at Urbana-Champaign, Brief diversions vastly improve focus, researchers find, February 8, 2011}

_{[5] F. John Reh, Pareto Principle or the 80/20 Rule, October 23, 2019}