Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và phân chia thời gian của bạn cho các hoạt động khác nhau trong công việc cũng như cuộc sống cá nhân. Quản lý thời gian bao gồm việc lên kế hoạch, phân chia thời gian, ưu tiên công việc và kiểm soát tiến độ hiệu quả. Đây là phương pháp giúp người thực hiện hoàn thành công việc nhanh chóng với hiệu suất cao - ngay cả khi quỹ thời gian eo hẹp và áp lực lớn.

Vai trò của quản lý thời gian 

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn rõ ràng hơn trong lịch trình bản thân, làm được nhiều việc hơn và tự tin hơn. Từ đó, bạn sẽ cải thiện sự tập trung và hiệu suất làm việc hiệu quả. Về dài hạn, biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn hơn, loại bỏ thói quen trì hoãn trong công việc.

Giảm căng thẳng

Việc quản lý thời gian một cách khoa học giúp các nhiệm vụ không bị dồn lại về gần deadline, từ đó tâm lý bạn sẽ trở nên thoải mái hơn.

Ngoài ra, việc áp dụng quản lý thời gian đúng cách sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn, tránh tình trạng rề rà, trì hoãn. Việc tiến bộ trong hiệu suất cá nhân khiến bạn tự tin hơn, xóa tan nỗi lo không hoàn thành nhiệm vụ trong công việc.

Có thêm nhiều thời gian cho việc phát triển bản thân

Quản lý thời gian khoa học giúp bạn có thêm thời gian trong cuộc sống hàng ngày. Với quỹ thời gian này, bạn có thể dành nhiều hơn cho sở thích cá nhân và những ước muốn khác mà chưa có cơ hội thực hiện được.

Tiếp cận được nhiều cơ hội hơn

Quản lý thời gian sẽ giúp bạn ít lãng phí thời gian hơn cho những hoạt động "vô bổ" để làm việc hiệu quả, đảm bảo deadline tốt hơn. 

Kỹ năng quản lý thời gian tốt là những phẩm chất quan trọng mà nhiều nhà tuyển dụng "khao khát". Một nhân sự có khả năng sắp xếp công việc và thời gian hiệu quả là “mảnh ghép” vô cùng cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Hiện thực hóa mục tiêu trong thời gian ngắn hơn

Khả năng quản lý thời gian tốt giúp gia tăng sự tập trung trong công việc, giúp các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả hơn trong thời gian tối ưu. Rộng hơn, tác phong làm việc hiệu quả trong thời gian ngắn giúp bạn rút ngắn thời gian hiện thực hóa những mục tiêu lớn trong sự nghiệp của bạn.

Tác hại khi không quản lý thời gian

Dưới đây là một số tác hại khi không quản lý thời gian hoặc quản lý thời gian không hiệu quả:

• Lãng phí thời gian: Bạn sẽ phí thời gian hơn bởi thói quen trì hoãn hoặc cho những sở thích "vô bổ".

• Mất kiểm soát: Vì luôn chậm chạp trong công việc nên khiến bạn luôn cảm thấy bị quá tải. Bạn sẽ luôn thấy 24h trong 1 ngày là không đủ để làm bất cứ điều gì.

• Áp lực deadline: Quản lý thời gian không tốt khiến các nhiệm vụ thường dồn đến gần deadline mới làm. Điều này khiến bạn dễ stress, áp lực.

• Công việc không hiệu quả: Việc thường xuyên bị áp lực bởi deadline khiến bạn không thể hoàn thành công việc một cách chỉn chu và tốt nhất. Công việc không hoàn thành tốt khiến bạn bị đánh giá thấp từ cấp quản lý. Do đó, bạn dễ vuột mất cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

• Mất cân bằng trong cuộc sống: Nếu không có kế hoạch thời gian hiệu quả, bạn có thể gặp tình trạng dồn ứ, quá tải công việc, thậm chí là không hoàn thành nổi công việc của mình. Chúng gây ra tình trạng "chạy theo công việc", khiến bạn không có đủ thời gian dành cho sức khỏe, gia đình và bạn bè. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng, stress và mệt mỏi nếu không có sự thay đổi kịp thời.

7 bước giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ ưu tiên của bạn

Trong công việc hàng ngày của bạn, mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ sẽ khác nhau. Ví dụ: một nhiệm vụ có thể có deadline gấp hơn các nhiệm vụ còn lại hoặc bạn cần hoàn thành nhiệm vụ A trước thì mới có thể hoàn thành nhiệm vụ B một cách hiệu quả.

Việc phân cấp ưu tiên sẽ giúp bạn biết được việc nào cần làm đầu tiên, việc nào có thể làm sau. Điều này giúp tránh việc bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng mà lãng phí thời gian cho việc không cần thiết.

Một phương pháp rất hiệu quả trong sắp xếp mức độ ưu tiên trong công việc là Ma trận Eisenhower. Chúng sẽ giúp bạn phân tách được những nhiệm vụ cần làm ngay cho đến những việc bạn có thể bỏ qua. Cụ thể như sau

• Việc quan trọng và khẩn cấp: Là nhiệm vụ cần làm ngay, nếu không sẽ ảnh hưởng đến công việc chung trong dự án. 

• Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Là những nhiệm vụ cần phải làm, nhưng có thể sắp xếp làm sau. 

• Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác sẽ tốt hơn. 

• Việc không quan trọng nhưng không khẩn cấp: Việc nên loại bỏ hoặc hạn chế tối đa. Thường là những thú vui tiêu khiển như xem phim, lướt mạng xã hội,... 

Bước 2: Tránh đa nhiệm

Theo một nghiên cứu vào năm 2011 của Đại học California đã phát hiện ra rằng làm việc đa nhiệm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trí nhớ và khả năng tập trung trong các nhiệm vụ quan trọng của bạn.

Điều này rất không tốt trong việc quản lý thời gian vì chúng dễ gây xao nhãng. Từ đó kéo dài thời gian hoàn thành và làm giảm chất lượng công việc xuống.

Vì thế, bạn chỉ nên cố gắng tập trung làm 1 việc trong một thời điểm. Điều này giúp bạn có khả năng tập trung cao hơn, tránh phân tâm. Từ đó giải quyết công việc với chất lượng cao hơn, tránh việc sai sót gây kéo dài tiến độ hơn dự tính.

Bước 3: Loại bỏ những thứ phiền nhiễu

Như nhắc đến ở trên, con người hầu như không thể làm đa nhiệm được. Do vậy, khi làm một việc nào đó, hãy gác lại những điều khác có thể gây xao nhãng ra khỏi đầu và khỏi tầm mắt bạn.

- Ví dụ: Khi làm việc gì đó cần tập trung cao, bạn nên tắt chuông điện thoại và để nó sang một bên.

Bước 4: Học cách nói "Không"

Nhiều người sẽ nhận nhiều việc hơn để tạo ấn tượng tốt và thể hiện sự cống hiến với cấp trên. Tuy nhiên, hành động nhận việc "vô tội vạ" sẽ khiến bạn tồn đọng một lượng lớn nhiệm vụ trong thời gian ngắn. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực tâm trạng làm việc, dẫn đến hiệu quả công việc của bạn bị kém đi.

Cách làm đúng là bạn hãy tập trung vào việc quan trọng nhất của bản thân. Đặt giới hạn khối lượng công việc nhận thêm mà bạn có thể làm, và hãy nói "Không" nếu bạn bị quá tải hoặc bị giao những nhiệm vụ không liên quan đến chuyên môn công việc.

Bước 5: Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian

Chúng ta rất dễ bị rối với những lời hối thúc của sếp hay đồng nghiệp một cách không ngừng nghỉ về những công việc gần đến deadline mà chưa được hoàn thành.

May mắn thay, bạn hoàn toàn có thể tránh khỏi điều đó với những công cụ hỗ trợ trong việc quản lý quỹ thời gian của bản thân.

Hãy quên đi với file excel hoặc cuốn sổ ghi chú mọi thứ chi chít. Các công cụ chuyên quản lý thời gian hiện nay có thể giúp bạn sắp xếp công việc theo từng khoảng thời gian, theo mức độ ưu tiên và được thông báo mỗi khi chúng cần được thực hiện. 

Bạn sẽ làm việc với các nhiệm vụ một cách khoa học hơn và không bị bỏ lỡ bất cứ task nào.  

Bước 6: Sắp xếp các nhiệm vụ theo ngày

Sau khi đã xác định khối lượng công việc cần phải làm cùng mức độ ưu tiên của chúng, bạn hãy bắt đầu phân bổ những công việc đó vào từng ngày trong tuần làm việc của bạn. 

Hãy chú ý ước lượng thời gian bạn cần bỏ ra cho từng nhiệm vụ, các gián đoạn có thể phát sinh,... để phân bổ công việc hằng ngày sao cho hợp lý, tránh quá tải.

Bước 7: Bố trí những khoảng giải lao ngắn khi làm việc

Chúng ta luôn mong muốn hoàn thành được càng nhiều việc càng tốt trong ngày. Ai cũng vậy! Điều này dẫn đến nhiều người sẽ quá tập trung vào công việc mà quên đi nghỉ ngơi. 

Một nghiên cứu cho thấy rằng nhiều nhân viên có xu hướng bỏ qua giờ nghỉ trưa để tranh thủ làm việc. Điều này đã được chứng minh là có ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần của họ. Căng thẳng ngày càng nhiều sẽ khiến bạn nhanh bị nản, từ đó nhanh chóng từ bỏ việc Quản lý thời gian khoa học.

Nghỉ ngơi là một cách "refresh" lại trí não giúp bạn tránh căng thẳng liên tục. Hãy cố gắng bố trí những khoảng giải lao ngắn trong vài phút sau mỗi vài giờ làm việc để có thể giúp bạn thoải mái tinh thần. Từ đó, nâng cao hơn hiệu quả làm việc của bạn.

Trên đây, AIA Việt Nam đã chia sẻ tới bạn “7 bước đơn giản để quản lý thời gian hiệu quả” và những thông tin liên quan. Hy vọng với những tips này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quản lý công việc cá nhân và thành công hơn trong sự nghiệp của mình.