Xung đột tại nơi làm việc

Xung đột tại nơi làm việc là khi các thành viên trong nhóm có ý kiến khác nhau và không ai có ý định lắng nghe hay chấp nhận ý kiến của cá nhân khác. Những ý kiến khác biệt này có thể xuất phát từ tính cách, phong cách làm việc, ý tưởng về cách tiếp cận vấn đề trong công việc và nhiều lý do khác.

Xung đột tại nơi làm việc diễn ra khá phổ biến và có thể xảy ra ở bất kỳ môi trường nào ngay kể cả tại một cuộc họp online. Chúng ta có thể thể hiện xung đột qua ngôn ngữ cơ thể và lời nói. Mọi người cũng thể hiện sự không đồng ý của mình thông qua những hành vi thách thức ý kiến của người khác hoặc chất lượng công việc của họ. Mọi người thường không lắng nghe tích cực ý kiến của người khác. Điều này cho thấy sự không tôn trọng và để lại khoảng trống cho sự thù địch trong công việc sau này.

Tuy nhiên, không phải xung đột tại nơi làm việc đều xấu. Ảnh hưởng của nó phụ thuộc vào cách các thành viên tiếp nhận và giải quyết xung đột. Mọi người chấp nhận sự “không đồng ý” để có cơ hội để tạo ra những quan điểm sáng tạo và đa dạng khi nghe được nhiều quan điểm. Các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái và an toàn khi thể hiện suy nghĩ và ý tưởng của mình.

Xem thêm: 3 cách kiểm soát cảm xúc để thành công hơn trong công việc

Nguyên nhân dẫn đến xung đột tại nơi làm việc

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến xung đột

Để giải quyết xung đột một cách hiệu quả, bạn cần biết đâu là những nguyên nhân dẫn đến xung đột tại nơi làm việc. Một cuộc xung đột có thể không bắt nguồn từ duy nhất một nguyên nhân mà có thể do nhiều nguyên nhân gây ra. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến:

• Không đồng ý về cách giải quyết vấn đề công việc của người khác.

• Những thách thức lãnh đạo đặt ra và cách cư xử của người quản lý trực tiếp.

• Không nói rõ ràng trách nhiệm và kỳ vọng về công việc ngay từ đầu.

• Chia rẽ thành các nhóm nhỏ, gây căng thẳng hoặc cạnh tranh không lành mạnh giữa các đồng nghiệp.

• Phân biệt đối xử trong môi trường làm việc.

• Những trải nghiệm cá nhân ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu suất làm việc của thành viên trong nhóm.

  Xem thêm: 10 lời khuyên để lắng nghe và thấu hiểu người khác hơn

7 cách xử lý xung đột tại nơi làm việc

Bạn có thể tham khảo 7 cách hiệu quả dưới đây để giải quyết xung đột tại nơi làm việc một cách tốt nhất:

Nói chuyện với người khác

Bạn cần tìm thời điểm và không gian phù hợp để nói chuyện trực tiếp với người gây ra hoặc liên quan đến xung đột, thay vì né tránh, phán xét hay tố cáo họ. Bạn nên sắp xếp một nơi yên tĩnh, riêng tư mà cuộc trò chuyện sẽ không bị gián đoạn. Nếu bạn nói chuyện công khai trước nhiều người, không một ai có thể đảm bảo rằng không có điều gì tồi tệ xảy ra.

Tập trung vào hành vi và sự kiện, không tập trung vào tính cách

Bạn cần tập trung vào hành vi và sự kiện, thay vì tập trung vào tính cách của đối phương

Khi nói chuyện với người khác về xung đột, bạn cần nói về những hành vi và sự kiện đã xảy ra một cách cụ thể mà bạn cho rằng gây ra hoặc ảnh hưởng đến xung đột thay vì nói khái quát, qua loa. Bạn cần tập trung nói về những điều đó thay vì nhận xét về tính cách hay ý định của đối phương. Ví dụ: Bạn có thể nói “Tôi thấy báo cáo công việc không được gửi cho tôi theo hạn chót đã thỏa thuận của chúng ta”, thay vì nói “Bạn là một người lười biếng và không có trách nhiệm”.

Lắng nghe cẩn thận

Cách tốt nhất để giải quyết xung đột và tránh xung đột căng thẳng, leo thang đó là lắng nghe đối phương thật cẩn thận. Khi trao đổi để giải quyết xung đột, bạn không chỉ cần nói ra quan điểm của mình, mà còn cần lắng nghe quan điểm của họ. Bạn cần lắng nghe với tinh thần cởi mở, sẵn sàng tiếp thu thay vì chỉ chực chờ để phản ứng, bác bỏ ý kiến của họ. Bạn cũng không nên ngắt lời của họ khi họ đang nói. Sau khi họ nói xong, bạn cần xác nhận lại những gì họ nói để chắc chắn rằng bạn đã hiểu đúng và đủ. Nếu chưa hiểu rõ, bạn hoàn toàn có thể đặt câu hỏi để làm rõ hơn.

Xác định điểm đồng ý và không đồng ý

Bạn liệt kê những điểm đồng ý và không đồng ý

Bạn cần liệt kê các điểm đồng ý và không đồng ý với quan điểm của đối phương. Sau đó bạn hỏi đối phương xem họ có đồng ý với đánh giá của bạn không. Bạn tiến hành sửa đổi đánh giá cho đến khi cả hai bạn đồng ý về các lĩnh vực xung đột.

Ưu tiên vấn đề xung đột

Sau khi lắng nghe quan điểm của người khác, bạn sẽ biết đâu là vấn đề chính gây xung đột bên cạnh những điều cả hai bên có thể đồng tình với nhau. Trong những ý kiến trái chiều, bạn cần trả lời đâu là vấn đề chính gây nên xung đột. Sau đó hãy xác nhận lại với đối phương và cùng nhau tìm ra cách giải quyết.

Xây dựng kế hoạch giải quyết xung đột chi tiết

Khi bạn đã ưu tiên được vấn đề xung đột, bạn cần xây dựng một kế hoạch giải quyết xung đột chi tiết. Kế hoạch có thể như sau:

• Xác định mục tiêu chung: Đây là mục tiêu mà cả hai bên muốn hướng tới khi giải quyết xung đột, ví dụ: Cải thiện hiệu suất công việc, tăng cường các báo cáo mang tính định lượng, …

• Tìm kiếm giải pháp khả thi: Đây là các giải pháp mà cả hai bên đồng tình và thực hiện để đạt được mục tiêu chung, ví dụ: Thay đổi phương pháp làm việc, phân công lại công việc, …

Thực hành theo kế hoạch

Thống nhất kế hoạch và thực hiện theo

Cả hai bên cùng nhau thực hiện giải pháp đã chọn và theo dõi kết quả của nó. Bạn cần xác định rõ ràng ai sẽ làm gì, khi nào và làm thế nào. Bạn cần duy trì sự hợp tác, tôn trọng và tin tưởng với người khác. Bạn cũng cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Một số cách hạn chế xung đột hiệu quả nơi công sở

Để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hòa hợp trong nhóm, cần có những cách tiếp cận thông minh và nhạy bén để hạn chế xung đột. Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể áp dụng để đạt được điều này:

Sử dụng ngôn ngữ nhóm: Thay vì sử dụng ngôi “tôi” trong các cuộc trò chuyện và thảo luận, hãy tập trung vào ngôn ngữ nhóm bằng cách sử dụng “chúng ta”. Điều này tạo ra tinh thần hợp tác và sự thống nhất trong nhóm, giúp mọi người cảm thấy được tinh thần đồng đội và không bị cô lập.

Tôn trọng đời tư cá nhân: Hãy tôn trọng sự phân biệt giữa công việc và cuộc sống cá nhân của các thành viên trong nhóm. Tránh bàn tán và can thiệp quá mức vào đời tư của người khác, giúp duy trì sự tôn trọng và không gian riêng tư cho mọi người.

Lắng nghe trước, lên tiếng sau: Hãy lắng nghe kỹ và thấu hiểu quan điểm của những người khác trong nhóm trước khi đưa ra ý kiến của mình. Điều này thể hiện sự tôn trọng và khả năng lắng nghe, đồng thời tạo điều kiện cho một cuộc thảo luận xây dựng và hiệu quả hơn.

Không lan truyền tin đồn: Tránh việc hùa theo và lan truyền những tin đồn không xác thực trong nhóm. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và mất niềm tin. Luôn kiểm tra và xác minh thông tin trước khi tin tưởng và chia sẻ với người khác.

Hiểu rõ mục tiêu chung: Đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ mục tiêu chung của đội và công việc đang được thực hiện. Sự hiểu biết này giúp định hình hướng đi và tạo ra tầm nhìn chung, giảm thiểu xung đột về mục tiêu và khích lệ sự hợp tác.

Xem thêm: 9 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp để thành công hơn trong sự nghiệp

Kết luận:

Xung đột tại nơi làm việc là điều khó có thể tránh khỏi nhưng không hẳn đã có tác động xấu. Nếu bạn biết cách giải quyết xung đột một cách hiệu quả, bạn có thể biến xung đột thành một cơ hội để phát triển bản thân, cải thiện mối quan hệ và nâng cao hiệu suất công việc. Hãy áp dụng 7 cách giải quyết xung đột hiệu quả nơi công sở mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên để có được những kết quả tốt nhất. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!

Nguồn tham khảo:

[1] Madeline Miles, What to do when things get tense? 7 tips to handle workplace conflict, betterup, 2022

[2] How to Handle Conflict in the Workplace, blink.ucsd, 2018