Nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng là bước đầu tiên đưa bạn đến gần hơn với công việc mơ ước. Tuy nhiên, cách bạn phản hồi thư mời phỏng vấn lại đóng vai trò quan trọng không kém. Một câu trả lời chuyên nghiệp và ấn tượng không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn tạo ấn tượng tốt ngay từ khi bắt đầu. Hãy cùng AIA Việt Nam khám phá cách trả lời thư mời phỏng vấn đúng chuẩn để ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng.

Khám phá cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp và ấn tượng nhất

1. Tại sao cần trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp?

Phản hồi email xác nhận phỏng vấn là một bước không thể bỏ qua đối với ứng viên sau khi nhận được lời mời từ nhà tuyển dụng. Đây được xem như một lời xác nhận rằng bạn đã sẵn sàng tham gia, bên cạnh đó là xác minh thông tin về thời gian và địa điểm, cũng như đặt những câu hỏi cần thiết liên quan. Qua đó, bạn sẽ có sự chuẩn bị chu đáo nhất để đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Phản hồi thư mời để thông báo rằng bạn sẽ sẵn sàng tham gia phỏng vấn

2. Nguyên tắc quan trọng khi trả lời thư mời phỏng vấn

Việc tuân thủ các nguyên tắc khi trả lời thư mời phỏng vấn không chỉ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo trong cách làm việc. Dưới đây là những lưu ý về cách trả lời thư mời phỏng vấn quan trọng mà bạn không nên bỏ qua:

• Thời gian phản hồi: Hãy trả lời email nhanh nhất có thể, lý tưởng là trong vòng 24-48 giờ sau khi nhận được thư mời. Nếu có thắc mắc về thời gian, địa điểm hoặc các chi tiết khác thì bạn nên hỏi ngay trong email để có thể chuẩn bị tốt nhất cho buổi gặp.
• Tiêu đề email rõ ràng: Tiêu đề email nên ngắn gọn nhưng đầy đủ, bao gồm tên ứng viên và vị trí ứng tuyển. Ví dụ: “Xác nhận phỏng vấn vị trí Marketing - Lê Minh”. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi và phân loại email.
• Nội dung mạch lạc và đầy đủ: Email nên có lời chào lịch sự, lý do viết thư, xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn, lời cảm ơn cùng thông tin liên hệ cá nhân để thuận tiện trong việc trao đổi.
• Chính tả và ngữ pháp chuẩn chỉnh: Tránh các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp không đáng có để thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Chữ ký cuối thư: Thêm chữ ký với tên, số điện thoại và địa chỉ email để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ lại khi cần.

Email nên có lời chào lịch sự, lý do viết thư,...

3. Hướng dẫn viết nội dung trả lời thư mời phỏng vấn chuẩn

Một email xác nhận phỏng vấn cần sự chỉn chu từ tiêu đề đến nội dung để thể hiện rõ ràng sự quan tâm và nghiêm túc của bạn với cơ hội phỏng vấn. Dưới đây là các cách trả lời thư mời phỏng vấn giúp bạn viết một email xác nhận phỏng vấn hiệu quả và chuyên nghiệp:

3.1. Tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy nên bạn cần viết một tiêu đề ngắn gọn và dễ hiểu. Tiêu đề nên bao gồm tên vị trí ứng tuyển và họ tên của bạn để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xác định nội dung email và phân loại nhanh chóng.

Ví dụ: Xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Minh.

3.2. Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự

Một lời chào trang trọng và lịch sự đầu email sẽ tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ đầu. Bạn có thể sử dụng các hình thức chào sau:

• Dear Ms./Mr. [Tên người nhận]

• Kính gửi [Tên người nhận]

3.3 Lời cảm ơn chân thành

Việc cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã trao cơ hội phỏng vấn cho bạn là rất quan trọng. Lời cảm ơn này thể hiện sự trân trọng và thể hiện thái độ tích cực của bạn đối với cơ hội nghề nghiệp.

Lời cảm ơn cuối email giúp bày tỏ thái độ tích cực với công ty

3.4. Xác nhận tham gia phỏng vấn

Phần này là phần quan trọng nhất trong email xác nhận. Bạn cần rõ ràng xác nhận rằng bạn sẽ tham gia phỏng vấn theo thời gian và địa điểm mà nhà tuyển dụng đã đưa ra. Nếu có sự cố không thể tham gia đúng lịch, bạn cần thông báo và đề xuất thời gian thay thế hợp lý.

3.5. Hỏi thêm thông tin cần thiết

Nếu thư mời phỏng vấn không cung cấp đầy đủ thông tin như địa chỉ, người phỏng vấn hay tài liệu cần mang theo, bạn có thể yêu cầu làm rõ trong email xác nhận. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và thể hiện rằng bạn nghiêm túc trong việc tham gia phỏng vấn.

3.6. Chữ ký email

Bạn hãy kết thúc email bằng chữ ký đầy đủ với tên và thông tin liên lạc của bạn để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ khi cần thiết.

Có thể bạn cần: TOP 20 câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn mà ứng viên cần biết

4. Những điều cần tránh khi trả lời email phỏng vấn

Không ít ứng viên mắc phải những sai lầm không đáng có trong quá trình phản hồi dẫn đến mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vậy những điều cần tránh khi trả lời email phỏng vấn là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay bên dưới:

4.1 Trả lời chậm trễ

Việc gửi email xác nhận phỏng vấn cần được thực hiện càng sớm càng tốt để tránh làm nhà tuyển dụng phải chờ đợi. Thời gian lý tưởng để phản hồi là trong vòng 24-48 giờ kể từ khi bạn nhận được lời mời từ họ. Cách trả lời thư mời phỏng vấn này giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng cơ hội mà doanh nghiệp dành cho bạn.

4.2 Viết sai chính tả hoặc thiếu tiêu đề

Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sẽ khiến email của bạn thiếu sự cẩn thận và chuyên nghiệp. Đặc biệt, việc bỏ qua tiêu đề email có thể khiến email của bạn bị lạc trong hòm thư của nhà tuyển dụng.

Khi viết email phản hồi công việc đừng quên thêm tiêu đề

4.3 Nội dung thư không rõ ràng hoặc thiếu phần quan trọng

Một email thiếu các thông tin như xác nhận thời gian, địa điểm hoặc không đề cập đến những thắc mắc cần làm rõ sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp sự chuẩn bị của bạn. Do đó bạn hãy đảm bảo mọi thông tin được trình bày mạch lạc và đầy đủ.

4.4 Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn

Tránh sử dụng mẫu email không phù hợp hoặc sao chép máy móc mà không điều chỉnh theo hoàn cảnh cụ thể. Nội dung email nên được cá nhân hóa thể hiện sự quan tâm và nghiêm túc của bạn đối với buổi phỏng vấn.

5. Mẹo ghi điểm khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn

Để tăng xác suất được nhà tuyển dụng ghi nhớ, AIA Việt Nam sẽ gợi ý cho bạn một số cách trả lời thư mời phỏng vấn giúp ghi điểm ấn tượng: 

5.1 Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và ngắn gọn

Hãy đảm bảo email của bạn được viết rõ ràng, súc tích và thể hiện sự chuyên nghiệp. Tránh lan man hoặc sử dụng ngôn ngữ quá thân mật. Một email chuẩn mực sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ ban đầu.

5.2 Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi

Bạn cần xem lại thật kỹ email trước khi gửi đi để đảm bảo không có lỗi chính tả cũng như ngữ pháp, điều này sẽ là một điểm trừ lớn với các ngành nghề yêu cầu ứng viên có tính tỉ mỉ.

5.3 Đặt câu hỏi thông minh để thể hiện sự quan tâm

Email xác nhận phỏng vấn không chỉ là cách bạn xác nhận sự tham gia mà còn là cơ hội để bạn làm rõ những thông tin chưa được đề cập trong thư mời. Vậy nên bạn đừng ngại đặt các câu hỏi cần thiết, chẳng hạn như bạn cần mang theo những giấy tờ gì, hình thức phỏng vấn cụ thể ra sao hoặc ai sẽ là người trực tiếp phỏng vấn. Việc này giúp bạn chuẩn bị kỹ càng hơn và thể hiện sự chủ động trong công việc.

Bạn hãy đặt câu hỏi thông minh để thể hiện sự quan tâm về công việc

5.4 Sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp

Bạn cần thêm vào cuối thư phần email để thể hiện đầy đủ thông tin cá nhân như tên, số điện thoại và địa chỉ email. Đây là cách bạn cho thấy sự nghiêm túc và chuyên nghiệp, đồng thời giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn khi cần thiết.

Cách trả lời thư mời phỏng vấn sẽ là yếu tố tiền đề giúp bạn có thể chinh phục được công việc mơ ước hay không. Chính vì vậy với những gợi ý trên, AIA Việt Nam hy vọng bạn sẽ biết cách trả lời một cách chuyên nghiệp, tự tin và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Các bạn hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng và thể hiện sự nghiêm túc của mình trong từng chi tiết nhỏ nhất để nhận được phản hồi tốt trong lần xin việc sắp tới.

Có thể bạn cần: Thư cảm ơn sau phỏng vấn chuyên nghiệp làm "mát lòng" nhà tuyển dụng

Nguồn tham khảo:

1. https://careers.langmaster.edu.vn/cach-tra-loi-mail-xac-nhan-phong-van-gay-an-tuong-voi-nha-tuyen-dung

2. https://jobsgo.vn/blog/tra-loi-email-tham-gia-phong-van/

3. https://www.topcv.vn/mau-email-xac-nhan-phong-van