Một trong những vị trí không thể thiếu trong các công ty chính là hành chính nhân sự. Họ không chỉ là những người thực hiện các thủ tục hành chính mà còn là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo sự hài hòa trong môi trường làm việc. Vậy, nhân viên hành chính nhân sự là gì? Họ đảm nhiệm những công việc nào? Hãy cùng AIA Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Nhân viên hành chính nhân sự (HCNS) là những người đảm nhận các công việc liên quan đến quản lý hành chính và nhân sự trong một tổ chức hoặc công ty. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc kết nối giữa các bộ phận, chăm sóc đời sống của nhân viên và đảm bảo công ty hay doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật lao động.

Nhân viên hành chính nhân sự là người làm các công việc quản hành chính, nhân sự

2. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

2.1 Quản lý giấy tờ, hồ sơ

Ở cấp độ công ty, nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm việc tổ chức, lưu giữ hồ sơ lao động, và quản lý cơ sở dữ liệu của nhân viên. Họ cũng có trách nhiệm bảo mật thông tin này cùng với việc thực hiện các chính sách và thủ tục nhân sự.

Công việc bao gồm tiếp nhận công văn, đơn thư, và các loại tài liệu gửi đến công ty. Nhân viên hành chính nhân sự có quyền giải quyết các vấn đề trong thẩm quyền và phải lưu trữ thông tin quan trọng trong kho dữ liệu. Với vai trò quan trọng này, họ đảm bảo rằng mọi hoạt động hành chính diễn ra một cách trơn tru và hợp lệ.

2.2 Hỗ trợ tính lương

Nhiệm vụ tính lương là công việc chính của chuyên viên C&B, nhưng nhân viên hành chính nhân sự cũng có thể tham gia vào các nhiệm vụ liên quan như quản lý chấm công hàng ngày, lập danh sách lương và thưởng, báo cáo nghỉ phép, và hỗ trợ C&B cùng kế toán trong việc chi trả và thanh toán lương đúng hạn.

Ở một vài công ty, nhân viên hành chính nhân sự còn hỗ trợ tính lương 

2.3 Quản lý tài sản và thiết bị của công ty

Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý tài sản và thiết bị trong công ty, bao gồm việc theo dõi máy móc và thiết bị, cũng như ghi nhận thông tin từ nhân viên về máy hỏng, không hoạt động, hoặc cần bảo trì. 

Ngoài ra, hàng tháng, phòng hành chính nhân sự sẽ cần thực hiện các công việc như kê khai ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện việc mua sắm cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.

2.4 Tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự

Ở một vài công ty, nhân viên hành chính nhân sự có thể sẽ phải thực hiện các công việc liên quan đến tuyển dụng như lập kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và hướng dẫn nhân viên mới về quy định của công ty. Đồng thời họ cũng chính là người lên các chương trình đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc.

3. Kỹ năng cần thiết để trở thành nhân viên hành chính nhân sự

3.1 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Hành chính nhân sự là vị trí làm việc tiếp xúc với nhiều phòng ban trong công ty, vì thế, muốn trở thành một nhân viên HCNS giỏi, bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt. Kỹ năng này sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ hài hòa giữa các nhân viên, phòng ban và lãnh đạo. 

Một nhân viên hành chính nhân sự giỏi cần có kỹ năng giao tiếp tốt

3.2 Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Số lượng công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự phải xử lý rất lớn , đặc biệt là ở những công ty nhỏ, một người kiêm nhiều việc. Chính vì thế họ cần phải biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, phân bổ thời gian hợp lý và đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

3.3 Kỹ năng sử dụng công nghệ và phần mềm HRM

Quản trị nhân sự là một nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi nhiều nguồn lực, dễ dẫn đến sai sót. Do đó, ngày nay, các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM) để tối ưu hóa quy trình này. Do đó, biết sử dụng công nghệ và các phần mềm HRM chính là điểm cộng giúp bạn dễ dàng trúng tuyển vị trí hành chính nhân sự. 

3.4 Am hiểu luật lao động và chính sách bảo hiểm

Nhân viên hành chính nhân sự cần có kiến thức vững vàng về luật lao động và các chính sách bảo hiểm xã hội để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật. Luật mỗi năm sẽ có sự thay đổi nên nhân viên hành chính phải thường xuyên cập nhật thông tin đầy đủ về các thay đổi trong luật cũng rất quan trọng để hỗ trợ cho cả người lao động và doanh nghiệp.

3.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý xung đột

Trong quá trình làm việc, không tránh khỏi những xung đột, vấn đề với các bộ phận khác trong công ty, một nhân viên hành chính nhân sự giỏi sẽ biết cách làm thế nào để giải quyết chúng một cách êm đẹp nhất, duy trì sự hòa hợp trong môi trường làm việc chung. 

Nhân viên hành chính cần biết cách giải quyết các xung đột

4. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là nghề có mức lương cao do vai trò quan trọng và yêu cầu nhiều kỹ năng. Mức lương cho nhân viên hành chính nhân sự dao động từ 7 đến 10 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm. Các vị trí cao hơn, như trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ có mức lương từ 15 đến 20 triệu đồng/tháng.

5. Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Nếu đầu tư nghiêm túc, bạn có thể từ nhân viên trở thành trưởng nhóm, phó phòng hoặc trưởng phòng chỉ sau 2 - 3 năm. Ngoài công việc chính, bạn có thể kiếm thu nhập từ các công việc ngoài như hỗ trợ tuyển dụng, làm lương, bảo hiểm hoặc tư vấn nhân sự cho doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn một công việc ổn định ở tuổi 40 thì có thể lựa chọn trở thành một hành chính nhân sự. Hơn nữa, khi tích lũy được  kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực nhân sự, giá trị của bạn trên thị trường lao động sẽ tăng lên. 

6. Những khó khăn và thách thức trong nghề HCNS

Mặc dù là một vị trí phổ biến đảm nhiệm các vấn đề hành chính nhân sự, công việc của một nhân viên hành chính nhân sự không hề đơn giản và thường gặp nhiều khó khăn:

• Khó dung hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động: Đây là nỗi lo hàng ngày của HR. Các mối quan hệ giữa người với người nhạy cảm và thay đổi liên tục, nên HR phải khéo léo điều hòa để duy trì sự hài hòa trong công ty.

• Khó tuyển được nhân sự phù hợp: Mỗi doanh nghiệp có yêu cầu riêng với ứng viên, và HR phải tìm ra những người đáp ứng đủ điều kiện và chấp nhận các điều khoản của công ty. Quá trình tuyển dụng vì vậy thường rất vất vả, yêu cầu HR phải dàn xếp các mối quan hệ và đáp ứng yêu cầu tuyển dụng một cách tối ưu.

• Duy trì tính bền vững của đội ngũ nhân sự: Thị trường lao động biến động không ngừng, đòi hỏi HR phải thích ứng nhanh và nhận diện khó khăn để giải quyết kịp thời. Việc này giúp nâng cao tinh thần đoàn kết và duy trì đội ngũ nhân sự bền vững.

• Phải đối mặt với phàn nàn từ nhân viên: Nhân viên HCNS thường xuyên phải xử lý những phàn nàn về chính sách lương thưởng, đãi ngộ và các đơn xin nghỉ phép hay nghỉ việc. Các phàn nàn này không chỉ phổ biến ở doanh nghiệp có mức lương thấp mà còn xảy ra ở những nơi có mức lương cao.

Nhân viên HCNS thường xuyên phải xử lý những phàn nàn của các nhân viên khác

Hy vọng qua bài viết trên của AIA Việt Nam, bạn đọc đã hiểu được vị trí nhân viên hành chính nhân sự là gì và công việc mà họ chịu trách nhiệm như thế nào. Tóm lại, nhân viên hành chính nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của một tổ chức. Họ không chỉ thực hiện các nhiệm vụ hành chính mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và chăm sóc đời sống nhân viên.