Thư từ chối nhận việc là cách thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp

1.2 Lợi ích của việc từ chối nhận việc một cách chuyên nghiệp

Vậy tại sao bạn nên viết thư từ chối offer? Dưới đây là một số lý do mà AIA Việt Nam đã tổng hợp

• Thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng: Khi nhà tuyển dụng đã công nhận khả năng của bạn và trao cho bạn một cơ hội, việc từ chối offer qua thư hoặc cuộc gọi trực tiếp là cách thể hiện lòng tôn trọng. Điều này giúp bạn để lại ấn tượng tích cực và giữ vững mối quan hệ.

• Tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng: Việc thông báo sớm về quyết định từ chối offer giúp nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cho thấy bạn tôn trọng thời gian và nỗ lực của họ trong quá trình tuyển dụng.

2. Hướng dẫn viết thư từ chối nhận việc khéo léo và lịch sự

Hiện nay, hầu hết các nhà tuyển dụng thường liên lạc với ứng viên qua email thay vì qua điện thoại. Do đó, việc viết thư từ chối nhận việc qua email là điều cần thiết. Trong đó,  email từ chối offer cần đảm bảo các yếu tố dưới đây để thể hiện sự thông minh và chuyên nghiệp:

Tiêu đề email

Khi viết thư từ chối, ứng viên cần chú ý đến tiêu đề email. Bạn cần tránh việc viết thẳng thừng như “thư từ chối offer” hay “thư từ chối nhận việc” vì điều này không thể hiện sự tinh tế trong câu chữ. Thay vào đó bạn hãy đặt tiêu đề theo công thức: Họ tên ứng viên + Vị trí công việc được mời.

Nội dung email

Trong phần nội dung, ứng viên nên trình bày đầy đủ các điểm sau:

• Lời chào nhà tuyển dụng: Bắt đầu thư bằng một lời chào. Nếu biết tên người tuyển dụng, bạn có thể viết “Dear Mr/Mrs/Ms + Tên người tuyển dụng + Chức vụ + Tên Công ty.” Nếu không rõ tên,bạn có thể sử dụng cú pháp “Dear + Tên công ty” hoặc “Dear + Sir/Madam”.

• Giới thiệu bản thân: Đưa ra một phần giới thiệu ngắn gọn để nhà tuyển dụng có thể nhận diện người gửi và tránh nhầm lẫn với các ứng viên khác.

• Lời cảm ơn: Dù quyết định không nhận offer nhưng đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn.

• Lời từ chối offer: Trình bày lý do từ chối một cách khéo léo, không cần phải dài dòng hay thẳng thắn nói rằng bạn đã nhận việc ở nơi khác hay vì lương quá thấp.

Lời kết: Thể hiện sự tiếc nuối khi không có cơ hội hợp tác cùng công ty và cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa. Bạn cũng đừng quên bày tỏ hy vọng về những cơ hội trong tương lai và để lại thông tin liên hệ của bạn ở cuối thư.

Tránh việc viết thẳng thừng như “thư từ chối offer”

3. Mẫu thư từ chối nhận việc cho từng tình huống cụ thể

Mỗi tình huống từ chối sẽ có những lý do và cách thức khác nhau, vì vậy việc nắm rõ mẫu thư phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể là điều rất cần thiết. Dưới đây là những mẫu thư từ chối nhận việc cho từng tình huống cụ thể, giúp bạn dễ dàng lựa chọn cách diễn đạt phù hợp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.

3.1 Thư từ chối nhận offer khi đã chọn công việc khác

Mặc dù đã nhận được một lời mời làm việc khác hấp dẫn hơn, ứng viên vẫn cần gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Mẫu thư:

Kính gửi Quý công ty ABC,

Tôi là Nguyễn Nam, tôi rất cảm kích vì đã nhận được thư mời làm việc cho vị trí Marketing vào ngày 7/12/2024. Trước tiên, tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Quý công ty đã dành thời gian phỏng vấn và mang đến cho tôi cơ hội nghề nghiệp này.

Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể nhận lời mời này. Sau khi cân nhắc cẩn thận, tôi nhận thấy rằng vị trí này không hoàn toàn phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của tôi trong tương lai. Rất mong Quý công ty hiểu và thông cảm cho quyết định của tôi.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty và xin lỗi vì sự bất tiện mà quyết định này có thể gây ra. Tôi hy vọng Quý công ty sẽ nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí Marketing.

Hy vọng rằng trong tương lai, chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác và phát triển cùng nhau!

Trân trọng,
Nguyễn Nam
[Đính kèm chữ ký, bao gồm số điện thoại và email]

3.2 Thư từ chối offer khi công việc không phù hợp

Sau cuộc phỏng vấn, việc bạn nhận ra rằng công việc không đáp ứng được mong đợi hoặc không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bản thân là hoàn toàn bình thường. Bạn có thể diễn đạt lý do này một cách khéo léo trong thư từ chối nhận việc.

Mẫu thư:

Thưa Quý công ty ABC,

Tôi là Nguyễn Nam và tôi vừa nhận được thư mời nhận việc cho vị trí Marketing vào ngày 7/12/2024. Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi cảm thấy rằng công việc này không hoàn toàn tương thích với định hướng nghề nghiệp của tôi trong thời gian tới. Do đó, tôi xin phép từ chối lời mời nhận việc này và mong Quý công ty thông cảm.

Tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian phỏng vấn và tạo cơ hội cho tôi. Hy vọng rằng trong tương lai, chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác cùng nhau.

Chúc Quý công ty tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí Marketing và luôn gặt hái thành công trong các hoạt động kinh doanh.

Trân trọng,

Nguyễn Nam
[Đính kèm chữ ký, bao gồm số điện thoại và email]

Mẫu thư từ chối offer khi công việc không phù hợp

3.3 Thư từ chối offer khi mức lương chưa thỏa đáng

Mức lương là một trong những yếu tố quan trọng mà các ứng viên thường xem xét kỹ lưỡng khi nhận việc. Nếu bạn nhận thấy mức lương mà nhà tuyển dụng đưa ra không đáp ứng được kỳ vọng của mình, việc từ chối lời mời nhận việc là điều hoàn toàn hợp lý.

Mẫu thư:

Thưa Quý công ty ABC,

Tôi là Nguyễn Nam và tôi vừa nhận được lời mời nhận việc cho vị trí Marketing tại Quý công ty. Tôi rất cảm kích về sự quan tâm và đề nghị mà Quý công ty đã dành cho tôi, nhưng tiếc rằng tôi không thể chấp nhận offer này.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy mức lương được đưa ra cho vị trí này chưa đáp ứng được mong đợi của tôi. Do đó, tôi buộc lòng phải từ chối lời mời làm việc này. Tôi hy vọng Quý công ty sẽ thông cảm và nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp hơn.

Xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã xem xét hồ sơ của tôi và dành thời gian cho buổi phỏng vấn. Hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,

Nguyễn Nam
[Đính kèm chữ ký, bao gồm số điện thoại và email]

3.4 Thư từ chối offer khi văn hóa doanh nghiệp không hợp

Nếu bạn nhận thấy rằng công việc và mức lương hoàn toàn phù hợp với kỳ vọng của mình nhưng cách thức làm việc, cơ cấu tổ chức hoặc văn hóa công ty lại không tương đồng, bạn hoàn toàn có thể khéo léo đề cập đến lý do này khi từ chối lời mời nhận việc.

Mẫu thư:

Thưa Quý công ty ABC,

Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Công ty và anh/chị đã dành thời gian để phỏng vấn và xem xét đơn ứng tuyển của tôi cho vị trí Marketing. Tôi rất vinh dự khi nhận được lời mời từ quý Công ty.

Tuy nhiên, sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi xin phép từ chối lời mời nhận việc này. Nguyên nhân chính là tôi cảm thấy văn hóa và giá trị của Công ty có sự khác biệt với những gì tôi đang tìm kiếm. Tôi tin rằng sự hòa hợp về giá trị và văn hóa là yếu tố quan trọng để tạo ra hiệu suất làm việc cao nhất và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho cả hai bên.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và thấu hiểu của quý Công ty. Hy vọng rằng chúng ta có thể có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Chúc quý Công ty ngày càng phát triển và gặt hái nhiều thành công hơn nữa.

Trân trọng,

Nguyễn Nam
[Đính kèm chữ ký, bao gồm số điện thoại và email]

4. Các lưu ý cần biết khi viết thư từ chối nhận việc

Dưới đây là 5 điểm quan trọng bạn không nên bỏ qua để từ chối nhận việc một cách khéo léo:

4.1 Thời gian thích hợp để gửi thư từ chối

Nếu bạn đã tìm được công ty phù hợp, hãy gửi thư từ chối nhận việc cho những nơi khác trong vòng 24 giờ sau khi nhận được lời mời. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thời gian để lên kế hoạch tìm kiếm ứng viên khác. 

Mặc dù bạn cần suy nghĩ kỹ trước khi quyết định nhưng việc trì hoãn không chỉ gây lãng phí thời gian của bạn mà còn của nhà tuyển dụng. Nếu bạn thay đổi ý kiến sau khi đã ký hợp đồng, hãy nhớ xem lại các điều khoản để hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình khi gửi thư từ chối.

Hãy gửi thư từ chối nhận việc trong vòng 24 giờ

4.2 Bày tỏ lòng cảm ơn chân thành

Nhận được thư mời đồng nghĩa với việc cả hai bên đã cùng nhau trao đổi và lắng nghe trong quá trình phỏng vấn. Do đó đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng để giữ lại ấn tượng tốt đẹp, điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn trong mắt các công ty. 

4.3 Nêu lý do từ chối ngắn gọn và dễ hiểu

Hãy nhớ nguyên tắc "Đơn giản là tốt nhất" khi viết thư từ chối. Trình bày rõ ràng và súc tích thay vì lan man và đặc biệt, tuyệt đối không so sánh bất kỳ điều gì giữa các công ty. Điều này sẽ giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.

Trình bày rõ ràng và súc tích về lý do từ chối

4.4 Giữ cửa cho cơ hội hợp tác trong tương lai

Một ứng viên khéo léo sẽ đề cập đến việc giữ liên lạc với nhà tuyển dụng trong thư từ chối. Bạn không bao giờ biết được cơ hội nào sẽ đến trong tương lai và việc duy trì mối quan hệ có thể mang lại những cơ hội hợp tác tốt đẹp sau này.

Việc từ chối một cơ hội nghề nghiệp không phải là điều dễ dàng, nhưng với cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo và chuyên nghiệp, bạn có thể bảo toàn danh tiếng và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hy vọng mọi người sẽ có thể áp dụng những mẹo mà AIA Việt Nam đã chia sẻ để giúp bạn có thể từ chối một cách lịch thiệp và tinh tế.

NGUỒN THAM KHẢO:

1. https://www.topcv.vn/cach-viet-thu-tu-choi-offer#tam-quan-trong-cua-thu-tu-choi-offer

2. https://thuvienphapluat.vn/lao-dong-tien-luong/cach-viet-thu-tu-choi-nhan-viec-chuyen-nghiep-cho-nguoi-lao-dong-9879.html