Kỹ năng đàm phán

Đàm phán là một cuộc đối thoại, thảo luận giữa hai hay nhiều bên về một vấn đề nào đó nhằm đạt được sự thỏa thuận cuối cùng giữa các bên. Đàm phán là một quá trình “cho và nhận” dẫn đến một sự thỏa hiệp trong đó mỗi bên nhượng bộ vì lợi ích của tất cả các bên liên quan.

Trong cuộc sống, có nhiều tình huống mà bạn trở thành một nhà đàm phán. Bạn có thể tham gia vào việc đàm phán một lời mời làm việc, yêu cầu tăng lương, đàm phán để tăng ngân sách cho hoạt động marketing, giao dịch với khách hàng, đối tác .... Tất cả đều cần kỹ năng đàm phán nếu bạn muốn thành công và ít nhất là không bị thiệt, yếu thế trong các cuộc đàm phán.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống và công việc. Đây là công cụ giúp chúng ta đạt được mục tiêu, giải quyết xung đột và tạo ra các thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên. Trong kinh doanh, kỹ năng đàm phán giỏi có thể giúp đạt được các hợp đồng tốt hơn, tiết kiệm chi phí và xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác. Trong cuộc sống hàng ngày, nó giúp chúng ta thuyết phục người khác, đạt được thỏa hiệp trong các mối quan hệ và xử lý các tình huống khó khăn một cách hiệu quả.

Hơn nữa, kỹ năng đàm phán tốt còn giúp chúng ta hiểu rõ hơn về nhu cầu và động cơ của người khác. Thông qua quá trình đàm phán, chúng ta học cách lắng nghe, đặt câu hỏi và tìm hiểu sâu hơn về quan điểm của đối phương. Điều này không chỉ dẫn đến kết quả tốt hơn trong cuộc đàm phán, mà còn giúp xây dựng sự thấu hiểu và tôn trọng lẫn nhau. Kỹ năng này cũng rèn luyện cho chúng ta khả năng kiểm soát cảm xúc, giữ bình tĩnh dưới áp lực và tư duy linh hoạt để tìm ra giải pháp sáng tạo.

Xem thêm: 9 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp để thành công hơn trong sự nghiệp

5 bước đàm phán thương lượng cơ bản hiệu quả

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh và cuộc sống. Một cuộc đàm phán hiệu quả có thể mang lại lợi ích cho tất cả các bên tham gia. Dưới đây là 5 bước cơ bản để tiến hành một cuộc đàm phán thương lượng hiệu quả:

Chuẩn bị

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình đàm phán. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tự tin và linh hoạt hơn trong quá trình đàm phán. Cần thực hiện những việc sau:

• Xác định rõ mục tiêu của cuộc đàm phán

• Nghiên cứu kỹ về đối tác: hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và giới hạn của họ

• Chuẩn bị các luận điểm và dữ liệu hỗ trợ

• Dự đoán các tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị phương án đối phó

• Xác định BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) - phương án tốt nhất nếu đàm phán thất bại

Trao đổi thông tin

Bước này giúp các bên hiểu rõ hơn về nhau và tạo nền tảng cho việc thương lượng. Cần chú ý:

• Lắng nghe chủ động: không chỉ nghe mà còn phải hiểu và phản hồi

• Đặt câu hỏi để làm rõ các vấn đề và hiểu sâu hơn về nhu cầu của đối tác

• Trình bày rõ ràng quan điểm và mong muốn của mình

• Tạo không khí thoải mái, cởi mở để thúc đẩy sự chia sẻ thông tin

Đề xuất và thương lượng

Đây là giai đoạn cốt lõi của quá trình đàm phán:

• Đưa ra các đề xuất cụ thể dựa trên thông tin đã thu thập

• Sẵn sàng nhượng bộ ở một số điểm để đạt được thỏa thuận

• Tìm kiếm giải pháp "win-win" có lợi cho cả hai bên

• Sử dụng kỹ thuật đàm phán phù hợp như "give and take" hay "splitting the difference"

Đánh giá và điều chỉnh

Trong quá trình đàm phán, cần liên tục đánh giá tình hình và điều chỉnh chiến lược:

• Đánh giá các đề xuất dựa trên mục tiêu ban đầu

• Linh hoạt điều chỉnh chiến lược nếu cần

• Xem xét các phương án thay thế nếu cuộc đàm phán không diễn ra như mong đợi

• Kiểm soát cảm xúc và giữ thái độ chuyên nghiệp

Kết thúc và thực hiện

Bước cuối cùng là đạt được thỏa thuận và đảm bảo nó được thực hiện:

• Tổng kết lại các điểm đã thống nhất

• Lập văn bản thỏa thuận rõ ràng, chi tiết

• Thảo luận về cách thức thực hiện thỏa thuận

• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau đàm phán để tạo cơ sở cho các giao dịch trong tương lai

Áp dụng 5 bước này một cách linh hoạt sẽ giúp quá trình đàm phán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, cần nhớ rằng đàm phán là một kỹ năng cần được rèn luyện thường xuyên. Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng trở nên tự tin và thành thạo hơn trong việc đàm phán thương lượng.

Xem thêm: 7 kỹ năng CẦN CÓ để giải quyết vấn đề trong công việc HIỆU QUẢ

6 kỹ năng đàm phán trong kinh doanh hàng đầu

Kinh doanh là một trong những lĩnh vực đòi hỏi và yêu cầu bạn cần có các kỹ năng đàm phán bất kể vị trí, phòng ban mà bạn làm việc. Dưới đây là 6 kỹ năng đàm phán trong kinh doanh bạn nên rèn luyện và cải thiện:

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết trong đàm phán

Kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết trong các cuộc đàm phán. Bạn không chỉ cần phải biết cách truyền đạt rõ ràng những gì bạn đang mong muốn mà còn phải biết cách lắng nghe tích cực những nhu cầu và ý kiến của các bên khác. Bên cạnh đó, bạn cũng cần hiểu các giao tiếp phi ngôn ngữ diễn ra trong cuộc đàm phán.

Các nhà đàm phán hiệu quả phát triển các kỹ năng giao tiếp cho phép họ tham gia vào các cuộc thảo luận, thay đổi phong cách giao tiếp để phù hợp với nhu cầu của người nghe và hướng tới một giải pháp “dễ chịu” cho tất cả các bên. Kỹ năng giao tiếp cũng giúp họ tránh được những hiểu lầm không đáng có gây bất lợi cho cuộc đàm phán.

Trí tuệ cảm xúc

Cảm xúc đóng một vai trò trong đàm phán và bạn có thể sử dụng chúng để tạo lợi thế cho mình. Bạn cần có khả năng kiểm soát cảm xúc của bản thân. Ví dụ, cảm xúc tích cực có thể làm tăng cảm giác tin tưởng tại bàn thương lượng. Tương tự như vậy, bạn có thể chuyển sự lo lắng hoặc căng thẳng thành sự phấn khích.

Bạn cần có trí tuệ cảm xúc cao để đọc được và nhận ra cảm xúc của người khác. Điều này có thể cho phép bạn tiếp thu những gì họ đang suy nghĩ mà không nói rõ ràng, đồng thời nó cũng sẽ giúp bạn đưa ra những thương lượng một cách thuận lợi.

Kỹ năng lên kế hoạch

Kỹ năng lên kế hoạch

Lập kế hoạch trước với một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn hy vọng đạt được và ranh giới của bạn nằm ở đâu là điều cần thiết cho bất kỳ cuộc đàm phán nào. Nếu không có sự chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể bỏ qua các điều khoản quan trọng của thỏa thuận hoặc các giải pháp thay thế.

Bạn nên xem xét kết quả tốt nhất có thể, đề nghị ít được chấp nhận nhất của bạn và bạn sẽ làm gì nếu không đạt được thỏa thuận. Bạn hãy xem xét khu vực có thể thỏa thuận - nơi bạn và các bên khác có thể tìm thấy tiếng nói chung. Bạn cần xem xét tất cả các kết quả có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn sàng cho từng tình huống, bao gồm cả tình huống xấu nhất là không đạt được thỏa thuận. Những nhà đàm phán giỏi nhất luôn có ít nhất một kế hoạch dự phòng khi cần tham gia vào một cuộc đàm phán.

Xem thêm: Lắng nghe tích cực: 7 cách rèn luyện lắng nghe trong cuộc sống

Cách tạo ra giá trị trong đàm phán

Tạo ra giá trị trong đàm phán

Tạo ra giá trị là một trong những kỹ năng quan trọng bạn nên bổ sung vào các kỹ năng đàm phán của mình.

Khi tham gia vào một cuộc đàm phán, bạn và các bên khác thường cố gắng giành được “miếng bánh” lớn nhất có thể. Cạnh tranh để tối đa hóa phần của bạn vốn có nghĩa là ai đó sẽ nhận được một phần nhỏ hơn.

Để tránh điều này, hãy chuyển mục tiêu của bạn từ làm sao để có được phần lớn nhất của miếng bánh sang mở rộng toàn bộ chiếc bánh. Làm như vậy có hai lợi ích:

• Thứ nhất, bạn có thể nhận ra giá trị lớn hơn.

• Thứ hai, bạn có thể thiết lập cảm giác hòa hợp và tin tưởng có lợi cho các cuộc đàm phán trong tương lai.

Chiến lược đàm phán

Ngoài việc chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng tạo ra giá trị, bạn cần hiểu rõ về các chiến lược đàm phán hiệu quả. Bằng cách biết điều gì hiệu quả và điều gì không, bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình cho mọi cuộc đàm phán.

Bạn cần có chiến lược đàm phán rõ ràng

Để phát triển một chiến lược đàm phán hiệu quả, hãy thực hiện các bước sau:

• Xác định vai trò của bạn.

• Hiểu giá trị của bạn.

• Xem xét những ưu thế và lợi ích của đối tác của bạn có thể mang lại.

• Kiểm tra với chính mình.

Làm theo quy trình này có thể giúp bạn xây dựng một kế hoạch rõ ràng cho cuộc đàm phán. Bằng cách hiểu vai trò của những người liên quan, giá trị mà họ mang lại và lợi thế của họ, bạn có thể làm việc để hướng tới một mục tiêu chung. Kiểm tra bản thân trong suốt quá trình đàm phán cũng có thể đảm bảo bạn đi đúng hướng đến thành công.

Rút kinh nghiệm từ cuộc đàm phán trước đây

Suy tưởng lại những cuộc đàm phán trước đây

Cuối cùng, để hoàn thiện các kỹ năng đàm phán và nâng cao trình độ của bạn, hãy suy nghĩ về các cuộc đàm phán trước đây và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Sau mỗi cuộc đàm phán - dù thành công hay không - hãy nghĩ về điều gì đã diễn ra tốt đẹp và điều gì có thể diễn ra tốt hơn. Làm như vậy có thể cho phép bạn đánh giá các chiến lược có lợi cho bạn và những chiến lược không phù hợp.

Qua bài viết, có thể thấy kỹ năng đàm phán là một kỹ năng không thể thiếu trong kinh doanh, giúp đạt được những thỏa thuận có lợi cho cả hai bên và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và đối tác. Hãy rèn luyện 6 kỹ năng bài viết “6 kỹ năng đàm phán trong kinh doanh hàng đầu mà mọi chuyên gia cần học” đã chia sẻ để năng cao kỹ năng đàm phán của mình. AIA Việt Nam hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích để áp dụng vào thực tiễn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!

Nguồn tham khảo:

[1] Jennifer Herrity, 12 Important Negotiation Skills (With Definition and Tips), indeed, 2023

[2] Kelsey Miller, 6 NEGOTIATION SKILLS ALL PROFESSIONALS CAN BENEFIT FROM, online.hbs.edu, 2023